समस्या को समझें
इमरजेंसी ख़रीदारी एक लक्षण है, कारण नहीं। यह तब होती है जब प्रोक्योरमेंट को कमी का पता सामान्य ख़रीद करने के लिए बहुत देर से चलता है। ट्रिगर लगभग हमेशा स्टॉक और माँग में ख़राब विज़िबिलिटी होता है।
सोचिए एक आम कमी कैसे बनती है। सिस्टम में स्टॉक का आँकड़ा कहता है कि एक पुर्ज़ा उपलब्ध है, पर फ़िज़िकल स्टॉक कम है क्योंकि इश्यू समय पर दर्ज नहीं हुए। प्लानिंग उसी ग़लत आँकड़े पर एक ऑर्डर कमिट करती है। प्रोडक्शन शुरू होता है, पुर्ज़ा ख़त्म हो जाता है, और प्रोक्योरमेंट से कहा जाता है कि इसे फ़ौरन ठीक करो। तब तक एकमात्र विकल्प एक महँगी जल्दबाज़ी की ख़रीद बचता है।
यह समस्या समय के साथ महँगी क्यों होती है
इमरजेंसी ख़रीदारी की लागत किसी एक इनवॉइस के प्रीमियम से कहीं आगे फैलती है।
प्रोक्योरमेंट लीडर को किन संकेतों पर ध्यान देना चाहिए
- ख़रीदार मोलभाव से ज़्यादा समय एक्सपीडाइटिंग में बिताते हैं।
र्जेंट मार्क होते हैं।
- वेंडर जानते हैं कि वे प्रीमियम वसूल सकते हैं क्योंकि आप इंतज़ार नहीं कर सकते।
- कमी प्लानिंग के दौरान नहीं, लाइन पर पकड़ी जाती है।
- फ़िज़िकल स्टॉक शायद ही सिस्टम के आँकड़े से मेल खाता है।
सली खपत के मुक़ाबले समीक्षा नहीं किए गए।
ग्रणी मैन्युफैक्चरर इस चुनौती से कैसे निपटते हैं
वे प्रोडक्शन और प्लानिंग के साथ एक फ़ीडबैक लूप भी बनाते हैं, ताकि शेड्यूल में बदलाव प्रोक्योरमेंट तक तब पहुँचे जब सामान्य ख़रीद का समय बचा हो। मक़सद सीधा है: ज़रूरत घंटों पहले के बजाय कई दिन पहले देखना।
टेक्नोलॉजी और ERP सिस्टम कैसे मदद करते हैं
एक वास्तविक उदाहरण
एक मध्यम आकार के शीट मेटल मैन्युफैक्चरर पर विचार करें जो दो शिफ़्ट में चलता है और जहाँ बार-बार रश ऑर्डर आते हैं।
समस्याएँ: कमी लाइन पर पकड़ में आती थी, वेंडर तेज़ डिलीवरी के लिए प्रीमियम वसूलते थे, और टीम सुरक्षित महसूस करने के लिए दूसरी चीज़ें ज़रूरत से ज़्यादा ऑर्डर कर देती थी, जो कैरींग कॉस्ट बढ़ाता था।
हर प्रोक्योरमेंट लीडर को ट्रैक करने योग्य मेट्रिक्स
- इमरजेंसी ख़रीद की आवृत्ति और कुल ऑर्डर में हिस्सा
- प्लान किए ऑर्डर के मुक़ाबले रश ऑर्डर पर चुकाया गया प्रीमियम
सल
- स्टॉक सटीकता (फ़िज़िकल बनाम सिस्टम)
- ऑन-टाइम वेंडर डिलीवरी प्रदर्शन
- इन्वेंट्री वैल्यू में कैरींग कॉस्ट का हिस्सा
मुख्य बातें
निष्कर्ष
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
इमरजेंसी ख़रीद किसे माना जाता है?
इमरजेंसी ख़रीद प्रोडक्शन चलाए रखने के लिए की गई कोई भी बिना प्लान ख़रीद है, आमतौर पर कम समय में और ऊँची कीमत पर। यह अक्सर सामान्य मंज़ूरी छोड़ देती है, जो वेंडर सबसे तेज़ दे सके उसी से ख़रीदती है, और प्लानिंग के बजाय लाइन पर पकड़ी गई कमी से शुरू होती है।
इमरजेंसी ख़रीदारी इतनी ज़्यादा महँगी क्यों पड़ती है?
कम लीड टाइम मोलभाव की ताक़त छीन लेता है, इसलिए आप प्रीमियम दर, एक्सपीडाइटेड फ़्रेट और कभी-कभी ओवरटाइम चुकाते हैं। आप वॉल्यूम डिस्काउंट और बेहतर पेमेंट शर्तें भी गँवाते हैं। छिपी लागत वह स्टाफ़ समय है जो प्लान की गई ख़रीद संभालने के बजाय वेंडर खोजने में लगता है।
क्या एक छोटा कारख़ाना सचमुच इमरजेंसी ख़रीद 60% घटा सकता है?
हाँ, जब मूल कारण असली माँग के झटके नहीं बल्कि ख़राब विज़िबिलिटी हो। सटीक स्टॉक आँकड़े, असली खपत से जुड़े रीऑर्डर पॉइंट और भरोसेमंद लीड टाइम ज़्यादातर रोकी जा सकने वाली कमी हटा देते हैं। ठीक कटौती अलग-अलग होती है, पर इमरजेंसी ख़रीद का बड़ा हिस्सा टाला जा सकता है।
परचेज़ प्लानिंग सॉफ्टवेयर प्रोक्योरमेंट टीमों की कैसे मदद करता है?
यह ख़रीदारी को असली माँग और लाइव स्टॉक से जोड़ता है, रीऑर्डर पॉइंट के पास पहुँचती चीज़ों को फ़्लैग करता है, और ऑर्डर के आर-पार ज़रूरतें जोड़ता है। प्रोक्योरमेंट कमी पर प्रतिक्रिया देने से हटकर पहले से प्लान किए ऑर्डर देने लगता है, जो लागत घटाता है और वेंडर मोलभाव के लिए समय मुक्त करता है।
क्या इमरजेंसी ख़रीद घटाने से स्टॉकआउट का जोखिम बढ़ेगा?
नहीं, अगर रीऑर्डर पॉइंट और सेफ़्टी स्टॉक असली खपत और लीड टाइम से तय हों। लक्ष्य आख़िरी मिनट की भागदौड़ को प्लान की गई पूर्ति से बदलना है, जो असल में स्टॉकआउट का जोखिम घटाता है क्योंकि कमी लाइन पर नहीं, बल्कि कई दिन पहले दिख जाती है।
संबंधित पढ़ें
आख़िरी मिनट की ऊँची कीमत वाली ख़रीद से तंग आ गए हैं? एक ERPKaro डेमो बुक करें और देखें कि परचेज़ प्लानिंग कैसे प्रतिक्रियात्मक प्रोक्योरमेंट को प्लान की गई, कम लागत वाली ख़रीद में बदलती है।
